Plan d’action : comment le rédiger de façon efficace et quels conseils pour le mettre en place ?

Pour gagner en efficacité et maximiser les chances de réussite de son projet, il est important de prendre le temps de réfléchir à la manière dont vous pourriez mettre en place les changements souhaités grâce à un plan d’action. Moment fort des processus de management, le plan d’action représente l’interface clé entre les phases d’analyse et de mise en œuvre des décisions stratégiques. Il transforme les idées et les réflexions en éléments concrets, opérationnels pour facilitent le démarrage du projet de création.

Ce document peut concerner tous les services de l’entreprise : il y a un plan d’action commercial, marketing, RH, logistique, qualité… Même si selon les métiers, le contenu est différent, la forme et la méthodologie restent les mêmes. Investir dans un peu de rigueur est rentable pour aborder cette étape avec méthode. Pour s’en convaincre, il suffit d’en rappeler les enjeux : définir, organiser, planifier et mettre en place l’ensemble des moyens pour atteindre les objectifs fixés.

Band of Brothers vous propose un meilleur aperçu sur le plan d’action, son utilité, ses avantages et comment procéder pour préparer le vôtre d’une manière efficace.

Pour commencer : qu’est-ce qu’un plan d’action ?

Le plan d’action de développement durable est un outil efficace qui concrétise les engagements, la vision, les orientations et les objectifs anticipés par l’entreprise dans les étapes précédentes de sa démarche entrepreneuriale. Ce document permet de planifier l’ensemble des actions qui seront mises en œuvre dans le cadre de la démarche de développement durable. Il s’agit en fait d’une « recette visuelle » qui inclut toutes les activités, le temps, les ressources et la durée de chaque activité, ainsi que les personnes responsables de chacune d’entre elles. En gros, vous savez qui fait quoi quand.

Autrement dit, l’élaboration du plan d’action est un processus délicat qui permet d’identifier les actions prioritaires et d’établir un échéancier stratégique pour les mettre en œuvre, en fonction des ressources humaines, financières et techniques disponibles. Le plan d’action de développement durable s’accompagne d’un plan de mise en œuvre, qui est un outil de gestion interne encadrant la réalisation et le suivi des actions prévues. Et en fonction de l’objectif et de la cible du message, les moyens utilisés seront différents. Ces documents jouent un grand rôle dans le suivi du bon fonctionnement du projet de création.

Bien souvent nos ressources sont restreintes, surtout en lançant une nouvelle activité. Construire son plan d’action implique d’hiérarchiser ses priorités en fonction de ses objectifs et de trouver les moyens pour optimiser au maximum ses ressources tout en garantissant un résultat impactant. Et pour qu’un plan d’action communication ait un impact, il doit se construire petit à petit avec rigueur pour que chaque action vienne confirmer et amplifier l’action précédente pour garantir un meilleur impact et une meilleure efficacité de celui-ci. D’où l’importance justement de CONSTRUIRE son plan…de prévoir ses actions à l’avance afin de vérifier leur cohérence l’une par rapport à l’autre, et surtout par rapport aux objectifs du projet.

Créez un plan d’action vous aide à passer d’un simple objectif anticipé à un projet réel !

À ce stade du projet de création où tout semble un peu flou et pas forcément sensé, vous êtes peut-être encore sceptique à l’idée de devoir utiliser de votre précieux temps pour élaborer un plan d’action… plutôt que d’immédiatement agir. Si c’est votre cas, voici les bénéfices immédiats au fait d’élaborer et suivre un plan d’action qui vous convaincront de réaliser le vôtre pour maximiser les chances de réussite de votre projet de création.

1. Vous avez de meilleures chances de vous projeter

Certes, vous ne pouvez pas prédire le futur. Même en étant bienveillant et consciencieux lors de la création de votre plan d’action, vous ferez face à des imprévus, des obstacles auxquels vous n’avez pas pensé.  Mais vous réduirez les oublis et vous minimiserez certains risques éventuels en anticipant les solutions correctives dès le départ. Vous verrez les activités irréalistes et vous pourrez réduire les incohérences.

Pensez également à vous entourer de gens plus compétents que vous, qui ont de l’expérience et qui connaissent déjà les coulisses de l’aventure entrepreneuriale. Ils peuvent vous aider ou orienter votre démarche en vous proposant des plans d’action qui vous inspireront à perfectionner le vôtre par la suite.

2. Vous économiserez des ressources et vous éviterez de les gaspiller en vain

En lançant un projet de création, vous allez mieux évaluer les ressources humaines et financières à allouer, le matériel à investir, les acteurs à contacter, et les actions stratégiques à anticiper lorsque vous préparez votre démarche en avance et vous anticipez vos actions. Il y aura moins de risques de vous éparpiller. Puisque vous aurez déjà une carte détaillée qui orientera vos démarches et minimisera le risque de gaspillage de vos efforts : vous aurez même des  » temps morts » qui vous aideront à avancer sur certaines tâches. Le plan d’action s’avère être à ce sens, un très bon outil de pilotage et d’optimisation des ressources existantes.

3. Un plan d’action vous permet de traduire des intentions (parfois vagues) en objectif SMART

Ce n’est pas le fait d’avoir des objectifs smart qui va vous offrir des garanties. Cependant, prendre le temps de définir le résultat spécifique à atteindre vous permet de savoir à quoi dire oui et à quoi dire non. Ça vous offre une certaine visibilité nécessaire lorsqu’on se lance dans un projet de création et que l’on souhaite avancer de manière efficace pour identifier la viabilité de son idée.  Vous vous apercevrez également plus rapidement lorsque vous dévierez de votre plan initial (cela arrive très souvent en gestion de projet) ce qui vous permettra d’ajuster aussi vite le tir !

4. Vous garantirez une meilleure gestion du risque puisque vous penserez aux situations qui vont  » merder « 

Vous pouvez être certain d’une chose : les obstacles ou les situations critiques, vous les rencontrerez tôt ou tard. Mais, en vous demandant « où est-ce que cela va vraiment merder ? », vous anticipez. Certes, on ne vous demande pas de peindre le diable sur la muraille en étant pessimiste au point d’abandonner avant d’avoir commencé. Mais simplement de vous concentrer sur les principaux obstacles ou risques éventuels qui pourraient surgir sur votre chemin et entraver la réussite globale du projet…Par la suite, vous n’aurez qu’à anticiper les solutions ou les actions correctives pour rebondir.

5. Vous aurez une meilleure réflexion sur les délais et le réalisme de l’objectif à atteindre

En général, nous sommes très mauvais à estimer des durées, surtout lorsqu’on se lance dans un nouveau projet entrepreneurial et qu’on est novice dans le domaine de la création. Du coup voici un conseil pertinent : ajoutez de la marge dans vos plans d’action. Même les pros se plantent…comme le démontre l’aéroport de Berlin qui aurait dû ouvrir en 2011 et qui finalement (rien n’est sûr) ouvrira en 2020. L’anticipation des actions et des stratégies à appliquer vous oblige à imaginer les délais qui s’y associent. Ceci vous permet d’avoir une estimation plus au moins efficace de votre prochaine action stratégique et vous permettra de gagner du temps.

6. Vous réfléchirez au sens et aux valeurs à respecter

Pour quelle raison faites-vous ce pas ? Si vous êtes capable de vous remémorer pourquoi vous faites quelque chose, alors vous serez capable de tenir vos engagements bien plus longtemps qu’une personne qui ne s’est jamais demandée pourquoi elle fait cet acte. Vous vous dites peut-être que c’est logique de savoir pourquoi vous lancez un projet de création… mais demandez à force d’encaisser des épreuves, d’avoir d’énormes responsabilités sur le dos, de prendre des décisions importantes et surtout stressantes tous les jours…vous pourrez vous décourager ou vous sentir épuisé et accablé par les obstacles. En gardant vos objectifs clairs et n soulignant votre vision globale, vous maintiendrez votre motivation.

7. Vous trouverez le chemin critique

Le chemin critique représente l’ordre des tâches impératives à réaliser pour éviter que le projet entier ne prenne du retard. Car vous pouvez être très productif, mais en vous concentrant sur les mauvaises tâches, vous perdrez en efficacité et en productivité et cela ne pourra qu’affecter péjorativement l’avancement de votre projet. En ayant un ordre bien définit des taches à accomplir vous optimiserez l’exploitation de vos ressources et surtout de votre temps.

8. Un plan d’action permet de penser en variantes…

Et ceci est un grand avantage puisque cette approche vous permet d’avoir une solution de rechange sur le mode opératoire au cas où. Le fait de penser en variantes vous pousse automatiquement à défier l’idée que vous souhaitiez mettre en œuvre. Cela vous incite littéralement à chercher les points négatifs de votre plan actuel. Les variantes permettent également de mettre en avant les obstacles principaux qui peuvent survenir et de prendre les mesures préventives nécessaires.

Comment procéder pour réaliser un plan d’action efficace ?

1. Soyez clair sur vos objectifs et pensez à bien les définir

Le fait d’inscrire le projet dans un contexte précis est indispensable, c’est ce qui va permettre de lui donner du sens et d’assurer son bon fonctionnement. Le fait de bien définir ses objectifs permet de mettre le doigt sur ce qui ne fonctionne pas dans la situation actuelle. Il peut par exemple s’agir d’une baisse de chiffre d’affaires soudaine, d’un accroissement des départs au sein de l’entreprise, d’une hausse du mécontentement de la clientèle…Plus votre vision est claire le mieux c’est !

Vous optimiserez par la suite votre démarche opérationnelle et vous saurez allouer les ressources nécessaires au bon moment, sans gaspillage. Ceci vous permet également de déterminer les raisons qui expliquent cette situation et les moyens de les détourner : une mauvaise communication avec les prestataires, des problèmes de management interne, une transformation des attentes de la cible…etc.

2. Anticipez plusieurs actions, démarches ou méthodes qui pourront vous rapprocher de vos objectifs

Une première étape de réalisation consiste à identifier plusieurs actions, mesures ou politiques possibles qui permettront d’atteindre les objectifs en matière de développement durable. Ces actions peuvent être proposées par les membres du comité de développement durable, inspirées d’expériences d’autres municipalités ou de guides de bonnes pratiques ou issues de séances de consultations publiques.

Pensez à prioriser les actions et en évaluer la faisabilité en fonction des ressources disponibles, avant leur inscription au plan d’action. Elles peuvent être classées selon différents niveaux de priorité :

  • Essentielles : actions qui présentent un intérêt élevé, une urgence d’agir et un degré d’innovation important pour la société.
  • Importantes : actions qui présentent un degré d’intérêt élevé, mais qui peuvent être mises en place à la suite des actions identifiées comme essentielles.
  • Souhaitables : actions qui présentent un intérêt certain, mais qui pourront être réalisées si des possibilités de mise en œuvre se présentent.

Autrement dit, le plan d’action doit être structuré en créant des groupes d’actions répartis selon les enjeux visés, les axes d’intervention ou les orientations). Il est ensuite pertinent d’identifier, pour chaque action, le plan de mise en œuvre prévu et préciser les éléments suivants :

  • La personne responsable ou la direction chargée de la coordination et de la réalisation de chaque action ;
  • Les gestes à poser pour mettre en œuvre l’action ;
  • Les coûts estimés et les moyens mis à disposition pour y parvenir (ressources matérielles, financières, humaines, technologiques) ;
  • Les indicateurs de performance et les cibles à atteindre ;
  • Un échéancier mentionnant les dates de début et de fin des activités, de même que les dates prévues pour l’évaluation et le suivi ;
  • Les différents organismes et partenaires qui pourraient collaborer en vue de réaliser l’action.

2. Alignez clairement le plan d’action sur les objectifs de l’entreprise

Pour les entreprises manufacturières il existe de nombreux domaines évidents auxquels un plan d’action va permettre d’améliorer l’efficacité opérationnelle. Les exemples incluent la réduction des coûts, l’amélioration de la qualité, le pilotage a la performance, un meilleur moral du personnel, une meilleure trésorerie et une plus grande rentabilité. Si vous pouvez démontrer comment votre plan d’action pourra aider vos collaborateurs alors vous serez gagnant.

3. Trouvez un leader avec de l’énergie pour faire avancer les choses

On parle ici du lean manager qui est la personne capable d’assurer l’efficacité du plan d’action et de le faire avancer auprès de ses équipes. Pensez à trouver la bonne personne pour ce poste : cherchez un consultant lean à l’extérieur de votre entreprise qui sera capable de faciliter et de résoudre les problèmes avec la capacité de persuader et de convaincre les autres. Il vous sera d’une grande utilité et il jouera un rôle important dans la réalisation des objectifs de votre entreprise !

4. Évaluez où vous êtes actuellement

Il est important de savoir où vous en êtes dans votre efficacité opérationnelle pour savoir identifier les actions suivantes. C’est une étape indispensable avant d’établir des changements. Pour cela il est important de poser des questions à vos employés ou d’élaborer un système collaboratif pour la remontée des incidents. De plus la culture lean est souvent méconnue au sein d’une entreprise, pourquoi ne pas poser des questions ou mener des ateliers d’écoute ? Dans quelle mesure vos employés sont-ils conscients de la fabrication sans gaspillage, des principes, des techniques et de l’application ? A-t-on déjà essayé quelque chose dans le passé ?

5. Appliquez les outils et les techniques de Lean Manufacturing

Une chose très importante qui est souvent négligée par les entrepreneurs est de s‘assurer que l’équipe comprend parfaitement les principes de base de la stratégie mise en place et qu’elle soit capable de suivre une évaluation détaillée de l’application des outils et des techniques de fabrication sans gaspillage par exemple.

Il existe différents outils qui peuvent vous aider à réaliser votre stratégie opérationnelle quelle soit la technique du lean management ou la méthode SMART. Ce qui compte réellement en plus d’apprendre la bonne théorie, c’est que tous les membres de l’équipe doivent constamment réfléchir à la façon dont ces idées peuvent être appliquées, dans leur lieu de travail, au sein de leurs équipes et à leurs processus de fabrication, mais aussi améliorées de façon à optimiser l’efficacité de leurs missions.

6. Passez au déploiement et à l’implémentation

Une fois le temps de commencer à déployer votre plan d’action est venu, la bonne idée serait de commencer avec un pilote dans une zone ou une équipe particulière, pendant untemps défini (3 ou 4 semaines). Choisissez un projet où vous pouvez avoir unimpact visuel rapide. Des progrès rapides aideront à inspirer le personnel et à obtenir l’engagement de tous, y compris des gestionnaires. Concentrez-vous au départ sur des changements qui apportent des améliorations tangibles à l’entreprise.

7. Encouragez la bonne culture et soutenez toujours une bonne communication

La bonne réalisation d’un plan d’action, nécessite la culture et l’attitude appropriées. En tant que Leader, vous devez être capable de guider, soutenir et encourager tous les membres de votre organisation. A titre d’exemple, pensez à offrir des formations aux personnes clés avant qu’ils transmettent leurs compétences au sein de l’entreprise.

Adoptez également une communication efficace, les informations importantes doivent être facilement compréhensibles sur vos supports écrits, sur le réseau informatique de l’entreprise. Soyez prêt à adapter les techniques à votre situation. Un esprit ouvert et une attitude positive sont fortement encouragés en vue d’assurer l’efficacité de votre démarche.

Pour conclure, un plan d’action est-il incontournable ?

La création d’un plan d’action est une étape qui joue un rôle important dans la démarche de création d’une entreprise puisqu’elle permet de réfléchir aux délais et au réalisme de l’objectif à atteindre. Certes, de nombreusespersonnes réussissent à atteindre leur objectif sans avoir établi un plan d’action au préalable. Mais un plan d’action a le mérite de mieux vous préparer, d’anticiper les obstacles et prendre les mesures adéquates pour avancer rapidement et plus facilement vers vos projets.Vous pouvez réussir sans être organisé (vous avez bien lu). Mais une bonne organisation vous permet d’augmenter vos chances de réussite, d’avoir l’esprit plus tranquille, d’économiser des ressources et d’avancer plus rapidement.

La balle est maintenant dans votre camp !
Plan d'action
5 octobre 2020

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